Desillusionierung

Jetzt bin ich wieder ratlos. Ich gewöhne mir gerade das Planen nach der Zen To Done Methode an. Leo Babauta rät:

"Wie eignet man sich nun diese Gewohnheit an? Hier sind ein paar Tipps:

1. Die “großen Brocken”: Zu Beginn jeder Woche (entweder Sonntag oder Montag) setzt Du Dich hin und schaust Dir deine Aufgabenliste an. Was willst Du diese Woche erreichen? Aus dieser Frage ergeben sich Deine “großen Brocken”. Diesen Ausdruck (engl. “Big Rocks”) habe ich Stephen Coveys Klassiker “7 Habits of Highly Effective People” entnommen. Diese großen Brocken musst Du zuerst in Deiner Zeitplanung berücksichtigen, die kleineren Steine und den Sand kannst Du anschliessend um die großen Brocken herum platzieren – um in der Metapher zu bleiben. Gehst Du umgekehrt vor, wirst Du für die Brocken keinen Platz mehr finden. Versuche zunächst nicht mehr als vier bis sechs große Brocken pro Woche einzuplanen. Später, wenn Du ein Gefühl dafür entwickelt hast, was Du alles erreichen kannst, kannst Du vielleicht mehr unterbringen. Versuche, mindestens ein paar Aufgaben, die Dich Deinen Jahreszielen näherbringen, so bei der Wochenplanung zu berücksichtigen.[..]." http://imgriff.com/2008/01/21/zen-to-done-teil-6-gewohnheit-3-planen/

Klar. Die "Großen Brocken". Aber das Auswählen der "Großen Brocken" fällt mir doch sichtlich schwer. Dann soll ich mir auch noch morgens den "Brocken des Tages" ausdenken? Da ist mein Körper zwar wach aber mein Geist schläft noch. Ich bleibe aber tapfer und stehe um 5 Uhr auf. Dann lauf' ich aber noch recht planlos rum. Die Struktur fehlt dann noch.

Ich habe irgendwie das Gefühl, die ZTD oder GTD Methoden eignet sich für Freiberufler besser. Die können doch berufliches und privates besser vermischen. Bei mir als Angestellten, dem Heim und Büro schon durch die Tagesphasen getrennt sind, ist das schwieriger. Zumal ich zu hause möglichst nichts berufliches machen möchte, da die Firma mich auch nicht dabei unterstützt. So ist es nicht  Firmenphilosophie unserer Firma, Home-Office zu unterstützen. Warum schweife ich jetzt ab? Ach ja - ich habe Unmengen an beruflichen "Großen Brocken" und auch viele private. Die beruflichen will ich nicht zu hause machen. Bleiben also die Privaten. Super! Eine Struktur ergibt sich!

Nun stellt sich mir die nächste Herausforderung in den Weg. Ich kann einige Brocken nicht morgens um 5 Uhr erledigen. Den Personalausweis kann man eben erst um 9 Uhr beantragen. Meine Tochter möchte ich auch nicht nötigen, morgens um 5 Uhr Geschichte zu lernen. Ich habe mir vorgenommen jeden Tag einen Blog Eintrag zu schreiben. Ist ja auch Bestandteil meiner Lernstrategie. (Nur, hänge ich leider hinterher.)
Blogs Schreiben gehört aber nicht unbedingt zu wichtigen Aufgaben des Tages. Immerhin bin ich kein Journalist sondern Informatiker. Ist also auch kein "Großer Brocken". Also doch Berufliches?

Nun. Die Methoden lesen sich immer sehr gut und plausibel. Die Umsetzung kracht aber immer wieder auf die Praxis. Meines Erachtens gibt es Berufsgruppen und Menschen mit Lebensumständen, für die solche Methoden wie ZTD besser oder weniger gut geeignet sind.

So - genug desillusioniert. Ich mache trotzdem weiter. Erste Erfolge gibt es ja. Früh Aufgeben ist sowieso schlecht und ich muss eben die Methoden für mein Dasein optimieren. Packen wir's an!

Jetzt wird es aber Zeit

Meine Rituale lassen noch zu wünschen übrig. Nun habe ich schon seit einer Woche nichts mehr hier geschrieben. Da wird es langsam Zeit! Jetzt bin ich um 5 Uhr aufgestanden, um frisch in den Tag zu starten.

Ich bin nicht unzufrieden, mit meinem neu organisierten Leben. Viele private Dinge habe ich auf die Reihe bekommen. Die beruflichen, ich erwähnte es schon mal, haben ja eh' schon geklappt. Die klappen jetzt noch besser. Mein Tagesablauf im Büro ist schon anders geworden. Morgens: Aufgaben durchgehen und den Tag planen. Das dauert jedoch noch zu lange. Dann: die Dinge sofort tun oder nach dem Plan abarbeiten. Neues in die Eingänge legen und abends: Eingänge durchgehen.

Auch habe ich es nun gelassen, in Evernote und im Kalender die Aufgaben vorzuhalten. Denn ich hatte begriffen, dass nur Tätigkeiten im Zeitkorsett in den Kalender kommen sollen. So soll es nun auch sein. Ansonsten nimmt es zu viel Zeit in Anspruch, diese Redundanz zu pflegen. Was aber noch viel schwerwiegender ist, es erzeugt Stress, wenn ich eine Aufgabe zeitlich streng geplant habe und die Zeit läuft ab. Dann muss ich mich entweder

1. unter Druck setzen, um fertig zu werden, 
2. die Arbeit abbrechen und neu planen oder 
3. den Termin verlängern.

1. geht auf die Gesundheit, 2. stört meinen Arbeitsfluss und 3. alles nach hinten verschieben kostet Zeit und ist somit ineffizient. Die Methode, in Evernote die Bearbeitungstage in die Überschriften der Aufgaben zu kodieren, hat sich für mich bewährt. Dann muss ich's nur noch tun.

So. Da Sammeln und Durchsehen ganz gut klappt, denke ich darüber nach, auf die nächste Stufe der Vollkommenheit zu steigen und eine weitere Gewohnheit angehe und optimiere. Nämlich das Planen.

...und ab morgen dann noch strukturierter.

Kleines neues Feature - Tag zwei

Heute war ich tapfer. Durchsicht und Sammeln klappen einigermaßen. Das Sammeln ist weniger aufwendig als das Durcharbeiten. Damit keine Informationen verloren gehen, habe ich Redundanzen eingeführt. Die Nächsten Schritte in Evernote beginnen jetzt immer mit einem Erledigungsdatum. Die Idee habe ich aus einem Artikel im Linux Magazin 4/12. Außerdem nehme ich den Auftrag in meinen Kalender auf. Dadurch sind die Aufgaben zwar zweimal vorhanden. Das hat aber eine Kontrollfunktion. Wenn die Punkte aus meinem Kalender erledigt habe, sehe ich abends im Evernote, was ich geschafft habe (oder auch nicht). Das muss nur noch besser flutsche. Aber man soll sich ja 30 Tage Zeit nehmen - pro Gewohnheit.

Stolz bin ich vor allem darauf, diesen Artikel geschrieben zu haben, sowie den letzten schon heute morgen um 5.30 Uhr. Durch die ersten Gewöhnungen an die Methode und dadurch, dass ich darüber schreiben, merke ich schon jetzt: ZTD durchdringt mein Leben. Und das ist auch gut so! Wenn ich durchhalte, werde ich auch im Privaten strukturierter und bekomme Dinge gebacken. Ich frage mich nur, durchhalten bis wann? Wann bin ich der Zen-Meister? Ich beantworte die Frage mal mit: "Wenn ich zufrieden bin!"

Sammeln und Durchsehen - Der erste Tag

So, damit ist der erste Tag geschafft. Ich muss sagen, das Sammeln, klappt schon ganz gut. Wie ich Sonntag geschrieben habe, habe ich diese verschiedenen Orte als Ablagen und Eingänge eingeführt bzw. beibehalten. Zum Durchsehen, benötige ich jedoch noch viel zu viel Zeit. Ich muss mir noch Regeln überlegen, die das Durchsehen effizienter machen.

Wahrscheinlich sollte ich wirklich konsequent nur jede Stunde nach E-Mails sehen. Da mir zu Beginn noch häufiger Arbeiten bzw. To-Dos einfallen, sollte ich zu Arbeitsbeginn, Mittags und Abends die Eingänge durchsehen. Später werde ich dann vielleicht mit zweimal am Tag auskommen.

Als einen Eingang von ungeordneten Aufgaben, die mir durch den Kopf gehen, habe ich Evernote entdeckt. In Evernote bringe ich auch schon mal von unterwegs  Stichworte ein, die mir durch den Kopf gehen. Dabei spreche ich diese in mein Smartphone und lasse sie in Text umwandeln.

Ich habe erst mal nur zwei Notebooks in Evernote angelegt; einen Eingang für alles Mögliche und ein Archiv, in das die fertigen Projekte kommen. Eine Struktur habe ich mir mittels Schlagwörter aufgebaut (s. Abb. rechts). Bei der Gewohnheit Handeln bin ich aber noch nicht. Die sehe ich mir später an, so dass es hier bestimmt noch einiges zu optimieren gibt.

Und ... ich hab' es geschafft morgens früh aufzustehen (5.30 Uhr), um diese Erfahrungen zu schreiben. Heute werde ich auf jeden Fall meine Durchsicht-Gewohnheit optimieren. Auf geht's!

Gewohnheit Sammeln

Ich habe beschlossen, die Gewohnheiten Sammeln und Durcharbeiten zu erst umzusetzen. Nach den Beschreibungen brauche ich verschiedene Ablageorte von Informationen und Dokumenten. Welche Arten von Informationen habe ich denn überhaupt und wo lege ich diese ab?

• Ideen schreibe ich auf einen Zettel, den ich immer bei mir habe und nach Notizen in eine meiner Ablagen (s.u.) lege.

• Mail-Eingang gibt es auf der Arbeit einen und privat auch einen zentralen. Ist das einer zu viel? Ich denke, es ist überschaubar.
• Wenn ich zu Besprechungen gehe, nehme ich meine großes Notizbuch mit und notiere dort alles.
• Im Büro und zuhause habe ich jeweils eine Ablage.
• Was heute erledigt werden muss, steht in meinem Kalender.

Alle diese Ablagen sollen nun auch meine Eingänge sein. Ich packe nun alles aus meinem Kopf heraus in die Ablagen.

Wie arbeite ich nun meine Eingangsorte durch? Mal sehen, ob ich mich an folgende Regeln halten kann:

1. Jeden morgen bearbeite ich den Eingang "Ablage Büro" und das Notizbuch.
2. Jeden Abend bearbeite ich den Eingang "Ablage Zuhause" und meine Notizen.
3. Jede Stunde lese ich Mails. Dazu stelle ich mir den Wecker.
4. Dringende Mails und Ablagen und alles was unter zwei Minuten Aufwand bedeutet, erledige ich sofort.
5. Ich werfe alles weg, außer es ist wichtig. Das muss ich sofort entscheiden.
6. Was wichtig ist, werde ich delegieren. Was ich selbst erledigen muss, erledige ich sofort (s. 4.) Was nicht sofort erledigt werden kann, schreibe ich in die TODO-Liste. Diese verwalte ich auf evernote.com.
7. Dinge, die ich später brauche lege ich sofort ab.
8. Die Eingangsorte sollen nach dem Durcharbeite leer sein.

So. Damit geht es morgen los.

GTD oder ZTD - Der Anfang

Schon seit einiger Zeit beschäftige ich mich mit Selbstorganisation. Nach einigen Seminaren in Zeitmanagement, Moderationstechniken und anderen Schlüsselqualifikationen, möchte ich nun endlich auch meine Selbstorganisation verbessern. Dabei bin ich immer wieder auf die Methode Getting Things Done von David Allen gestoßen. Nach dem ich auf http://imgriff.com darüber einiges gelesen habe, möchte ich die etwas abgespeckte Version (oder vielleicht weitergehende) Zen To Done umsetzen. Diese Methode verspricht mir, dass ich mich auf das wesentliche konzentrieren kann und mich nicht zeitintensiv mit der Methode selbst beschäftigen muss.
Ob das was wird? Mal sehen. In der täglichen Arbeit bin ich schon einiger Maßen organisiert. Ich denke es macht Sinn, die Dinge, die funktionieren,  auch so beizubehalten oder nur leicht zu verändern. Ich kann ganz gut wichtig von unwichtig unterscheiden. Dinge, die wichtig und dringend sind, bekomme ich auch ganz gut hin. Das Problem sind die unwichtigen oder nicht dringenden Dinge. Die Dinge, die keinen Spaß machen. Die Steuererklärung, der Schriftverkehr. Die schiebe ich schon mal auf. Daher möchte ich diese Methode lernen, um in Zukunft besser und so auch zufriedener zu werden. Ich hoffe ich halte durch. Dieses Blog soll mir helfen, mich selbst zu motivieren und meine Erfolge und wahrscheinlich auch Misserfolge festzuhalten.

Hier kommen meine Erfahrungen.